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Equipo y liderazgo

Claves para una comunicación interna efectiva


comunicación interna

El cómo se comunique un mensaje es tan importante como el mensaje mismo. Sobre todo,cuando se trata de comunicación interna en una empresa, ciertamente lo es.

Una buena comunicación interna, aporta a la organización una gran ventaja diferencial. Dicha comunicación ha de ser constante, bidireccional y habitual.  A de transmitirse a través de diversos  canales, medios y soportes para gestionarse correctamente.

La comunicación interna eficaz ayuda a involucrar y retener a los empleados, lo que se traduce en una productividad mejorada y en clientes satisfechos.

Sigue estos pasos o claves para inspirar a tu equipo a tener una buena comunicación interna:

  1. Visualiza, diseña estrategias y planifica primero:

“Las buenas ideas necesitan de una buena estrategia para alcanzar su potencial”

Reid Hoffman, fundador, Linkedln

¿Qué hacer para disfrutar de una buena comunicación interna? ¿Qué ha de hacer el equipo para disfrutar de una buena comunicación interna en la empresa? ¿Cómo llegar a disfrutar de una buena comunicación? ¿Cómo de fácil sería disfrutar de ella? Una vez te hayas respondido a esas preguntas. La forma de seguir el plan, depende solo de tu decisión. La mejor manera de aplicarla es que sea ¿simple o elaborada?  ¿General o específica para cada área o departamento?

Formular una buena estrategia para hacerla eficiente, nunca es fácil pero te ayudar a pensar por dónde empezar.

  1. Usa herramientas adecuadas

“Soy un gran creyente de que cualquier herramienta que mejore la comunicación tiene profundos efectos en términos de cómo las personas pueden aprender unas de otras”

Bill Gates

Normalmente los equipos de trabajo en una empresa tienen su propio sistema de comunicación interno. Afortunadamente, con el creciente enfoque de mejorar la comunicación interna, han aparecido numerosos programas de software que hacen simple dicha acción. La clave es asegurarse de que participen en que dicha comunicación y de que sea buena y que disfruten haciéndolo.

Las herramientas que fomentan la práctica de una buena comunicación interna son:

  • Implementación de un chat interno para los empleados de la compañia.
  • Usar tecnología en la nube como Google drive siempre que sea posible
  • Utilizar una plataforma de correos electrónicos, calendario, documentos (por ejemplo, Google, Apple, Microsoft…)
  1. Creatividad ante todo 

“La imaginación es el principio de la creación.  Imaginas lo que deseas, persigues lo que imaginas y finalmente, creas lo que persigues”.

George Bernard Shaw 

Sabías qué 

  • …la forma preferente de aprendizaje del 65% de la población es la visual?
  • …el 90% de la información transmitida al cerebro es visual?
  • …el cerebro procesa la información visual 60,000 veces más rápido que el texto?

Disponer de material visual ayuda y mucho. Cuando se hace bien, las imágenes transmiten información de manera fácil y rápido. Contribuyen a que el recuerdo sea mayor.  Existe múltiples empresas, sobre todo compañías de telecomunicación, que utilizan televisiones en sus oficinas. Las cuales muestran una selección rotativa de mensajes visuales que muchas veces son más eficaces que los carteles.

Mostrar imágenes puede servir por varios propósitos, tales como:

  • Informar al equipo sobre acontecimientos de la empresa, ofertas de trabajo, analíticas de ventas y marketing, etc.
  • Información no relacionada con la empresa, tales como noticias de última hora y el estado del tiempo, entre otras …
  • Inspira al equipo mostrando objetivos, logros o citas de motivación.

       4. Hazlo entretenido

“Si puedes disfrutar de tu pasión, la vida será bastante más interesante que si simplemente estás trabajando”

Richard Branson

 El concepto de que el trabajo sea un sitio sin diversión está cambiando, según una encuesta del 2013 de PGi el 88% de los Millenials quieren trabajar en un “ambiente de trabajo social y divertido”. El trabajo puede ser divertido y a la vez productivo y eso se debe en parte a la buena comunicación.

Existe múltiples plataformas que ayudan a mejorar dicha comunicación a través de la gamificación, desde SocialReacher puedes compartir contenido de tu empresa para poder compartir las noticias, novedades y publicaciones de tu empresa como la de tu comunidad.

  1. Incluir métricas siempre que sea posible

“Todo lo que se mide y observa, mejora”.

Bob Parsons, fundador, GoDaddy

Ser capaz de cuantificar y ver cómo la empresa evoluciona puede hacer maravilla en la moral del equipo. Las métricas deberían informar a los empleados sobre el desempeño actual y el pasado de la compañía. Los objetivos a alcanzar y el progreso que hay que seguir, para llegar a la meta. Motivar al equipo por niveles, es una opción, también por departamento o personalizarlo puede ser muy eficaz.

  1. El panorama general de la empresa también es importante

“Apelar a un propósito superior ayuda a todos a unirse y a trabajar mejor juntos”.

Fran Maier, Fundador, Match.com

 La comunicación con información específica sobre el sector es muy útil. Comunicar los objetivos generales, la misión y otros componentes de la cultura de la empresa hará que los empleados lo tengan presente, a parte de lo cotidiano. Correos electrónicos, newsleters, boletines internos ayudará a que el equipo tenga claro el panorama y que hay algo más grande que ellos mismos.

  1. Proporciona canales de comentarios e ideas

 “Nuestra arma secreta para construir la mejor cultura es la retroalimentación abierta y honesta. Cada miembro del equipo contribuye a nuestra vida en HelloSign, todos los días, por lo que es crucial para nosotros saber qué está funcionando y, lo que es más importante, lo que no funciona para que podamos mejorar constantemente “.

 Gina Lau, Operaciones del equipo, HelloSign

La retroalimentación es vital para la supervivencia y el éxito de cualquier empresa. Esto incluye los comentarios de los clientes, por supuesto, pero también los comentarios de los empleados.

¿Cuál es el valor de un pensamiento o idea si nunca se expresa? Asegúrese de proporcionar canales para que el equipo aporte retroalimentación y comparta ideas, ya sea sobre el lugar de trabajo, los proyectos actuales, los posibles productos futuros o la empresa en general.

Podría ser un foro de empresa, un canal designado dentro del chat , una pizarra en la oficina o un archivo en la nube. Sin estos canales, se pueden perder ideas brillantes y críticas útiles, que ninguna compañía debería permitirse perder.

  1. Fomentar la comunicación y la colaboración entre departamentos

“La comunicación efectiva es un componente esencial del éxito profesional ya sea a nivel interpersonal, intergrupal, intragrupal, organizacional o externo”.

 Mike Myatt, fundador y presidente, N2Growth

Si uno de los objetivos de comunicación interna es lograr que los empleados aprendan unos de otros, la comunicación entre departamentos es clave. Haz sesiones de preguntas y respuestas o una reunión especial entre diferentes departamentos para que se comuniquen, colaboren y compartan sus conocimientos.

Realiza sesiones regulares de preguntas y respuestas departamentales en las que los empleados pueden formular preguntas a un equipo que no sea el suyo, puede ser una estupenda idea. Además de lo que se aprende, evita que los departamentos se sientan aislados el uno del otro.

  1. Evitar la sobrecarga de comunicación 

“El exceso de información y el escaso rigor facilitan que se formen leyendas urbanas, mitos, o que se den por buenas cosas que no tienen por qué serlas.”

J. M. Mulet, escritor, frase del libro “Comer sin miedo”

 La era de Internet nos ha dado acceso a más información y a correspondencia instantánea ahora más que nunca, lo que puede ser algo bueno y también malo.

Comunicar, hace las cosas simples, breves y te hace ir al grano, algo que es más que eficiente. Concentrarse en enviar la información correcta a las personas adecuadas en el momento adecuado, ayudará al equipo y lo agradecerán.

  1. No solo informa, Inspira 

“La comunicación no siempre puede seguir el modelo de arriba hacia abajo. Con la fluidez de la información en los negocios actuales, los líderes deben ser oyentes magistrales; necesitan poder recibir y enviar “.

Joseph Badaracco, profesor de ética empresarial, Harvard Business School

Tener una “política de puertas abiertas” no se limita al espacio físico. Debería ser fácil para cualquier persona ponerse en contacto con cualquier otra persona de la empresa, incluido el jefe, a través del sistema de comunicaciones interna.

Al abrir las líneas de comunicación de esta manera, los miembros del equipo se sentirán bienvenidos a hablar entre ellos. Ya sea, una gran compañía o una empresa emergente –startup, esta práctica de comunicación interna cierra las grietas y ayuda a construir relaciones receptivas y honestas entre los empleados.

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